如何打造个人知识管理系统（工具篇）

“护宇，你都用什么工具做知识管理呀 ？”

这个问题，被问了不下十次，但一直回答不好。因为当时我也犯着迷糊呢，方法经常在变、工具经常在换。

经过一番折腾，今天终于可以给出我的答案。手上在用的 7 款知识管理工具，已稳定服役一年多。每一个工具，都在为特定场景服务；每一个场景，都只选一款最趁手的工具。只要它们不作妖，不倒闭，短时间内不会更换。

按照不同用途，我把它们分成三大类：任务管理、笔记管理、文件管理。

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任务管理

工具：滴答清单
用途：记录要做的事情、要学的东西

任务被我分成两部分：

【1】本周计划：涵盖工作、学习、生活；
【2】学习资源：包括要看的文章，要看的书，要学的课等，完成一项勾掉一项。

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笔记管理

我习惯围绕「领域」搭建个人知识管理体系，自上而下分成四步。

Step 1：明确领域

精力有限，不会什么都做。近两年我会专注于：内容运营、私域运营、知识管理。

Step 2：提出问题

每个领域，我都会提出发散性问题，激发自己思考。比如针对「知识管理」，我可能会问：如何建立个人信息获取渠道 ？如何有效阅读 ？

Step 3：积累素材

带着问题去学习，会更有针对性，学习资料不局限于图书，课程、文章、视频都可以，边看边做好笔记。

Step 4：写作输出

笔记积累到一定程度，我会通过写作的方式，帮助自己缕清思路，部分内容会对外分享。

落实到工具上，主要涉及三款笔记软件。

碎片笔记：flomo

用途：想法灵感、写作素材、生活记录等

碎片想法短则一句话，长也不过几百字，不用标签管理，会显得太过零碎，搜索也拯救不了。

flomo 的多级标签（#标签/子标签）刚好满足我的需求。不算删掉的，一年来已写下1,000多条笔记，并从中孵化出几十篇文章。

标签数量（ Tag ）虽然破了500，但管理起来依然轻松，因为核心标签只有四类，其余标签多作为补充说明存在。

第一类，素材标签

我已经很少做整本书或整篇文章的思维导图，更习惯直接提取有用的元素，可能是一个方法、一个故事，一个金句，一个观点，一组数据……这些笔记统一放在 #Note 标签下。

第二类：领域标签

跟研究领域直接相关的笔记，比如 #运营 、#职场 、#KM（知识管理），往往还会细化出几个子标签：

• #运营：运营/内容运营、运营/私域运营 等
• #KM：KM/工具、KM/信息、KM/阅读 、KM/管理 等
• #职场：职场/沟通 、职场/礼仪、职场/求职 等

第三类：来源标签

为方便检索而打的标签。我可能忘了某句话的具体内容，但会记得它出自哪本书、哪部电影。这时就可以借助来源标签，快速定位。

常见的来源有：#Course、#Podcast、#Book、#Movie、#TV、#Person、#Community 等。

第四类：生活标签

专门记录生活经验、美好瞬间，涉及衣食住行，统一放在 #Life 标签下。

思路大纲：幕布 / 纸笔

用途：梳理创作思路

当积累的素材和想法足够多，我我会借助幕布列出大纲，生成思维导图后再慢慢调整逻辑。

不过，有时我也喜欢在纸上写写画画。我的书桌旁时常备着一本草稿本和一支笔，方便把大脑想到的都记录下来，逻辑不重要，字迹不重要，重要的是快。

P.S. 其实平常写字，还算端正。上下一对比，真不像一个人写的……

PS：不建议大家重度使用【幕布】，已经 9 个月没有更新了。用来列个大纲，列完赶紧跑。或者你也可以写在便签上，对便签排列组合。

内容沉淀：语雀

用途：搭建个人知识体系

每当决定研究某个领域，我都会在语雀建立知识库。语雀独特的书籍目录结构，非常适合用于内容的结构化梳理，看上去井井有条，常让我有种在写书的错觉。

而且文档间支持通过挪动，调整层级，无须利用数字（001、002）进行排序。这对于经常要调整知识框架的我来说，非常友好！！

内容发布：语雀 & 其他

写好的文档，部分我会公布到语雀的个人主页（现升级为【数字花园】）。

同时发布到公众号做原创保护。若有精力，再分发到什么值得买、知乎、小红书等平台。

从碎片化笔记 – 结构化文档 – 体系化知识库，我的笔记管理系统就这样被搭建起来。

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文件管理

第一，规范命名

不要出现《无标题》、《未命名》、《演示文稿1》这样的命名，查找起来很痛苦。

第二，做好整理

我习惯将电脑桌面作为 Inbox（收集箱），啥资料都先往这里堆。一旦处理完毕，要么直接删除，要么根据文件类型、文件大小，保存到其他工具。

常用文件：坚果云

专门存储体积较小、高频使用的文件。

坚果云支持同步文件夹（文件）、支持全平台，对于经常多设备操作的我来说，必不可少，已续费使用 3年。

图片文件：Eagle

专门存储图片。

Eagle 支持按文件夹分类、支持打标签、按颜色搜索等。我认识的设计师朋友几乎人手一个。

作为一名运营，我主要用来收集视频封面、小红书封面、创意设计、运营案例等，内容会通过坚果云同步。

大型文件：百度网盘

专门存放大型、低频使用的文件，如影视资源、学习资料等。

第三，善用搜索

使用的时候，既可以借助工具的搜索功能，也可以试试电脑自带的。比如苹果的 Spot Light（聚焦搜索），不仅能搜出文件名，还能搜出文件中的内容！

小结一下今天的内容：我的知识管理工具清单

任务管理：围绕领域拆任务，确保精力不失焦
笔记管理：碎片化-结构化-体系化，层层递进
文件管理：文件命名要规范，不同文件分开管

关于工具，护宇还有两句话要唠叨：

➊ 专业的事，交给专业的工具

与其奢求 All in One，不如找到每个场景下最能满足需求的工具，然后尝试搭建一套工作流程，让它们顺利运转起来。

➋ 只要工具够用，那就持续使用

不要花太多时间折腾新工具，有这功夫，不如好好挖掘在用工具的潜能，就像《卡片笔记写作法》书中所说：“ 如果我们不了解一个工具的使用方法就去使用它，那么最好的工具也不会对我们有太大的帮助。”